Perlengkapan dan Peralatan Kantor

Perlengkapan Kantor memiliki peranan yang cukup penting bagi pekerjaan instansi, perlengkapan kantor yang baik, cukup jumlahnya, beraneka ragam jenisnya akan semakin mempermudah pekerjaan para pegawainya.

Contohnya saja, jika kita memiliki mesin printer pasti akan memudahkan kita untuk mencetak dokumen dikomputer tanpa harus pergi ke tempat rental komputer, contoh lainnya jika kita memiliki mesin fotocopy tentunya kita tidak perlu repot harus pergi ke tukang foto copy.

Perlengkapan kantor seharusnya dapat meningkatkan kinerja pegawai kantor di suatu instansi. Penggunaan perlengkapan kantor juga harus diperhatikan agar perlengkapan kantor tersebut tidak mudah rusak, sehingga akan menghemat pengeluaran suatu kantor. 

Berikut ini akan di jelaskan Jenis-jenis Perlengkapan Kantor yang sering digunakan pada suatu instansi.

1. Perlengkapan kantor (office suplies)

Perlengkapan Kantor (office suplies) yaitu benda-benda yang habis pakai. Benda ini biasanya digunakan untuk kegiatan tulis menulis dan biasanya tidak tahan lama. Pengertian habis bukan berarti tidak ada bekasnya numun bisa masih ada tapi tidak dapat digunakan kembali. Jangka waktu penyusutannya yaitu sekitar 1 tahun.

contoh perlengkapan kantor :

a) Macam-macam kertas (HVS, Stensil, karton, dorslagh, karbon dll)
b) Tinta, lem, karet penghapus, pita mesin tik.
c) Paper clip, jepitan kawat, staples.

2. Peralatan kantor (office Equipment) 

Adalah segenap alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Misalnya alat-alat bukan mesin, atk. Penyusutannya sekitah 3 tahun.

Contoh peralatan kantor adalah sebagai berikut.

a) Bak surat (desk try)

baki surat

b) Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

c) Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

d) Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

e) Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas f)  Gunting (shears)

g) Cap tanggal (band date)

band date

h) Bantalan cap (stamp pad)

stamp pad

i) Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

j) Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

k) Label 

Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

l) Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

m) Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.

3. Mesin-mesin kantor (office machine)

Segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha yang bekerja secara maknetik, elektronik dan mekanik. Jangka penyusutannya sekitar 5 - 10 tahun.

Contoh mesin-mesin kantor adalah sebagai berikut.

a) Mesin penghitung (calculating machine)

calculator

b) Mesin tulis (type writer)

manual type wryter

c) Mesin pengganda (reproducing machine) atau mesin fotocopy

fotocopy

d) Mesin label (labeling machine)

labeling machine

 e) Mesin-mesin komunikasi (pesawat kantor) misalnya telephone, fax, intercom.

g) Mesin perekam misalnya tape recorder, dictaphone, transcriber.
h) Ohp, lcd.

ohp

lcd infocus

i) Komputer

computer

j) Mesin penghancur kertas

4. Perabot kantor (office furniture)

Yaitu benda-benda kantor yang umumnya terbuat dari bahan yang kuat seperti kayu atau baja yang digunakan untuk pekerjaan tata usaha.

a. Meja kantor
Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
4. Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

Ukuran Meja dan Fungsinya
Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

meja 1 biro

Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

meja 1/2 biro

Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

meja biasa

Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

computer desk

Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

meeting desk

b. Kursi.
Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.

kursi pimpinan

c. Lemari
Lemari di kantor dapat dibedakan berdasarkan kegunaanya, macam-macam lemari atau alat penyimpan di kantor antara lain:

1. Lemari-lemari warkat, lemari ini biasanya digunakan untuk menyimpan warkat atau dokumen yang belum difile atau belum disimpan.
2. Lemari rak, lemari yang digunakan untuk menyimpan dokumen seperti buku, laporan yang sudah dibundel atau dimasukan dalam odner.

   

   lemari arsip

3. Lemari brandkas (cash box) lemari ini digunakan untuk menyimpan uang atau dokumen-dokumen penting dan surat berharga perusahaan.

   

   cash box

4. Filling cabinet, alat untuk menyimpan dokumen yang telah selesai diproses dan dijadikan sebagai arsip perusahaan.

   

   filling cabinet

Sumber : http://www.anugerahdino.com